IT stresszteszt: COVID 19

1. Van-e esetleg olyan személyes története, ami tanulságos, ami csak a jelenlegi helyzetben történhetett meg?

Van természetesen, az egyik ilyen az új munkatársak kiválasztásához és felvételéhez kapcsolódik, ami a több hónapos home office alatt is változatlanul folyt nálunk, csak persze online. És hiába tűnik sikeresnek az online kiválasztási folyamat, ha azután személyesen kell majd együtt dolgozni. Adódtak ebből nem várt nehézségek, ugyanis részletes önéletrajz, pszichológiai teszt, hosszú online elbeszélgetés és szakmai interjú ide vagy oda, a Teams és a Skype egyelőre még nem alkalmas arra, hogy illatokat is közöljön, pedig fontos szempont lenne. De talán egyszer ennek is eljön az ideje.

2. A koronavírus-helyzet miatt kialakult karantén egy időre megváltoztatta az életünket. Ennek a néhány hónapnak a tapasztalatai alapján mik azok a módszerek, amiket a járvány után a hétköznapi életünkben továbbra is hasznosíthatnánk?

A járványhelyzetnek van egy nagy pozitív hozadéka, ami a munkára vetíthető ki, és ez a távmunka. A távmunkában mindenki hozzászokott ahhoz, hogy gyakorlatilag mindent meg lehet beszélni a különböző videochat felületeken keresztül. Korábban volt, aki ebben kételkedett, sőt sokan ódzkodtak attól, hogy otthonról dolgozzanak. Sok emberrel beszéltem erről, és a csapat 20 százaléka tartott attól, hogy milyen lesz az, amikor majd tartósan otthon leszünk.

Nekünk voltak már korábban is rendszeresen vidékről dolgozó kollégáink. A nagy cégek is alkalmazzák viszonylag régóta, hogy a világ különböző telephelyein élő emberek egy virtuális csapatban dolgoznak, de a jelen helyzet még jobban rákényszerített mindenkit erre. Végül az élet bizonyította, hogy tudunk dolgozni, szinte mindent el lehet intézni és a munkakedv nem csökkent, sőt, inkább kevesebb dolog vonja el a munkatársak figyelmét.

3. Volt-e olyan megoldás vagy helyzet, amelyről eddig azt hitték, jól működik, és közben kiderült, hogy mégsem életképes, vagy fordítva? Adódtak-e váratlan események vagy megoldandó problémák ebben az időszakban?

Szokatlan helyzet volt, hiszen egyik nap elrendeltük a home office-t és másnap már nem jöttek be a kollégák dolgozni. De még kisebb fennakadások sem voltak, és ez nagy pozitívum. Ami érdekes dolog volt, hogy az első hetekben külön meg kellett kérni az embereket arra, hogy videochat közben kapcsolják be a kamerájukat, mert így sokkal személyesebb a megbeszélés. Ez nem automatikusan ment, de egy hét után mindenki elfogadta és működött. Korábban sokan úgy érezték, hogy ilyenkor a többiek belátnak a magánszférájukba, valamelyest ami igaz is persze.

De a Teams-en például elérhető már  az a megoldás, hogy ki lehet maszkolni a hátteret, és ezt azóta sok ember használja. Pozitív volt az is, hogy ahogy kértük, mindenki kialakított egy munkasarkot magának. Kiderült, hogy a legtöbb embernél már eddig is megvolt ez, hiszen régóta működik nálunk a home office, csak eddig nem ilyen mértékben. Munka szempontból tulajdonképpen semmilyen érdemi változást nem vettünk észre. Eddig is volt, hogy a csapat egy része a napi megbeszélésekre távolról lépett be, most annyi változott, hogy ezt mindenki távolról tette meg.

Szerencsére az alapstruktúra úgy lett kialakítva nálunk, hogy egy ilyen kritikus helyzet sem tudta megrengetni. A meglévő, bevált munkamódszerek és a céges kultúra szempontjából nem döntő tényező, hogy egy helyen dolgozunk-e, vagy szétszórtan mindenki otthonról, a fizikai jelenlétet természetesen nem tudja pótolni az online munka. Az fontos, hogy az a hely, a munkakörnyezet, ahonnan dolgozunk, lehetőséget teremtsen a hatékony munkavégzésre. Mondjuk akár én egy étteremből is tudok dolgozni, mert gyakran témát váltok és nem akár órákig egy témára  odafigyelést igénylő feladatokat látok el, de egy fejlesztőnek az elmélyült gondolkodáshoz nyilván egy zajosabb hely nem lenne ideális. A visszajelzések szerint mindenki hamar megszokta a helyzetet és kialakult a napi rutin. Volt, aki mondta, hogy az elején otthoni dolgokkal is foglalkozott, és ez nagyon jó volt, mert utolérte magát sok mindenben, de aztán ezek a dolgok elfogytak. Néhányan úgy fogalmaztak, hogy már kifejezetten unatkoztak és ezért többet dolgoztak.

4. Véleménye szerint milyen változásokat hozott a vírushelyzet az IT szektorban, előreláthatólag milyen folyamatokat indíthat el az iparágban? 

Azok az IT cégek lettek ennek a „nyertesei”, akik kommunikációs megoldásokat kínáltak, azok, akik már korábban olyan működési módot vezettek be, amit mi is.

Mi napi szinten egyeztetjük a feladatokat a munkatársainkkal. A koronavírus-helyzet azoknál a vállalatoknál okozhatott gondot és visszaesést, ahol ezek a megbeszélések és egyeztetések nem voltak mindennaposak. Több olyan cégről tudok, ahol már az összes munkatárs visszament dolgozni, mert nem tudtak hatékonyan dolgozni otthonról. Néhány cégvezető ismerősöm csalódottan mesélte nekem, hogy náluk bizony sok munkatárs inkább visszaélt ezzel a helyzettel, például munkaidőben biciklizett vagy más szabadidős tevékenységgel foglalta el magát és sokszor nem végezte el rendesen a feladatát. Mi ezt szerencsére nem tapasztaltuk.

5. A csoportdinamizmust tekintve vezetőként milyen tapasztalatai vannak, a karantén idején milyen tanulságot szűrt le, mire kellett odafigyelni?

A csoportdinamizmust az összes munkatárs vonatkozásában, „össznépi szinten” igen nehéz fenntartani, hiszen önmagától nem működik, nekünk kell életben tartani. Ezért mi például külön figyeltünk arra, hogy a projektekben dolgozó kisebb csoportok többször is egyeztessenek egymással, hogy a csoportdinamika fenntartható legyen. Csapataink minden második héten átnézik az elkészült eredményeket és kiértékelik a tanulságokat, és minden héten van egy tervezés is.

Az emberek egy héten legalább egyszer összegyűlnek valamilyen egyéb apropóból hosszabb időre, és napi szinten is összeülnek virtuálisan, hogy átbeszéljék, mit végeztek el előző nap és mi lesz az aznapi feladat. Beszélnek a nehézségekről és arról is, hogy milyen sikereket értek el. A csapat összefogója a scrum master és a product owner, aki a leszállítandó termékért felel, ezeket kézben tartja és irányítja. A módszertan és a céges kultúra sajátossága, hogy ezeknek köszönhetően távolról is ugyanúgy képes működni a rendszer. A karantén alatt nyilván nehezebb volt, hogy a kollégákat a projektek szintjén túl is összetartsuk.

Erre szerveztünk szintén havonta legalább egyszer egy összcéges megbeszélést, ahol mindenki egyértelmű információt kapott arról, hogy mik a tervek, meddig marad még a home office, miben várható változás és eddig mi történt. Ezzel mindenki érezhette, hogy a cég él és működik, dacára annak, hogy ennek a fizikai reprezentációja, a telephelye éppen üresen állt. Ezeket az összeüléseket próbáltuk néha színesíteni különböző programokkal. Ezért kérdőívet küldtünk ki a Csapatnak, ahol felmértük, milyen össznépi közösségépítő programmal tudnánk feldobni a pandémiás időszakot. A felajánlott ötletek közül első körben az online pizzázás nyert. Így egyik délután a HR csapat megrendelte a munkatársak által már korábban kiválasztott pizzákat még a vidékieknek is sikerült beszállítót találni – így azokat egy közös Teams-es meetingen fogyasztottuk el. Ezzel talán kicsit pótolni tudtuk a benti megszokott közös étkezéseket.

Emellett szűk körű beszélgetéseket is tartottunk és tartunk a mai napig, ahol mindenki elmondhatja, hogyan éli meg a helyzetet, az elmúlt időszakban hogy érezte és érzi magát. Ezeken a beszélgetéseken a HR-es kollégák mellett én is részt veszek. Természetesen nem kötelező jelleggel, de gyakorlatilag mindegyik scrum master és product owner tart ilyet a saját embereivel is külön, ahol egyesével beszélgetnek a munkatársakkal.

Egyszer arra is sor került, hogy az egyik csapattagunk egy sikeres projekt után süteményt sütött a csapatának és kocsiba ülve körbejárta a csapattagokat és mindenkinek vitt sütit. Ez egy csoporton belüli önálló kezdeményezés volt. Az össznépi céges virtuális találkozók mellett tehát az öntevékeny csapatok is erősítették a csoportszellemet. Mindezeknek köszönhetően a csoportdinamika nálunk nem igazán szenvedett csorbát. Persze az adott helyzet jó kezelése és fenntartása jóval több energiát is igényelt, mintha az irodában dolgoztunk volna.

A csoportdinamizmust tekintve az, hogy kinek milyen és mennyi igénye van a szociális interakcióra, nagyon egyénfüggő, ezt alapvetően az emberek habitusa határozza meg.  A programozói szakma vagy bármilyen egyéb szellemi munka egyfajta elmélyülést, és ennek köszönhetően másfajta habitust igényel. Nálunk mindössze 6-an jelezték, hogy szeretnének bejárni az irodába, egyébként az emberek nagy többsége jól érezte magát otthon. Akinek viszont több interakcióra volt szüksége, az ezt a csapattal számos más módon is meg tudta oldani.

6. Hogy látja, a koronavírus-helyzet miatt milyen társadalmi és szokásbeli változások mentek végbe akár a magánéletben, akár a céges világban? Az informatika hogyan katalizálta ezeket a folyamatokat?

A pandémia önmagában nem hozott nagy változást, általában a világ változik a saját ritmusában. Pár dolgot azért felgyorsított. Kicsivel több home office-ban dolgozó cég lesz. Mi is bevezettük a heti két napot, és megvannak hozzá a feltételek is. De az állandó home office nem várható, hiszen sok előny származik abból, hogy az emberek egy helyen vannak. Ez olyan lehetőség, amivel érdemes élni, ha van mód rá. A home office-nak vannak előnyei, amiket ki kell használni, de emellett sok embernek van arra igénye, hogy bejárjon.

A két napnak örültek a kollégák. A vezetőség részéről annyi volt a kikötés, hogy a hétfő és a péntek nem lehet ilyen nap. Így nem is marad sok kombinációs lehetőség, hiszen a fennmaradó három napot tekintve legalább 30 vagy még több százalék esélye van annak, hogy a csapatok nagy része együtt legyen bent. Mindenki el is fogadta ezt a szabályt.

Tapasztalatunk alapján, ha a home office nap a hétvégével esik egybe, akkor a munkatársak főleg a kezdetekkor hajlamosak ezt tömbösíteni, azaz egy hosszú hétvégének megélni. Ha viszont az otthoni munka a hét közepére esik, akkor ténylegesen home office-nak veszik, ez az emberi lélekből adódik. Mi átalakítjuk az irodákat, ennek köszönhetően minden helyiségben lesznek olyan audiovizuális eszközök, amelyeken keresztül vegyes csapattal lehet dolgozni. Emellett a munkát kihangosító, kamera, virtuális whiteboard és rajzolótábla is segíti. A csapat egyik része bentről, a másik pedig otthonról végzi a munkáját. A csapatoknak van arra igénye, hogy ha bemennek, lehetőség szerint együtt legyenek bent.

Most már viszont egyre többen ragaszkodnak ismét a személyes találkozókhoz. Az emberek szokásait ez a néhány hónap nem fogja átírni, pusztán talán néhány esetben. Bár már sokan megteszik – és ezt akár én is megtehetném-, hogy életvitel szerűen leköltöznek vidékre és egy héten tegyük fel csak egyszer jönnek fel Budapestre, azt a pár személyes meetinget élőben elintézni. Ezzel együtt az üzleti életben még mindig fontos, hogy személyesen találkozzunk.

Ha szemügyre vesszük a délebben fekvő országokat, ott még fontosabb tényező a személyes kapcsolat, még jobban része az üzletnek, ezért ott még kevésbé fogják ezt feladni. Tőlünk északabbra pedig az emberek sokkal kevésbé személyes kapcsolatfüggők, már csak a fényhiány és a hideg miatt is. Ők szívesebben zárkóznak be és vannak el a saját otthonaikban. Ez nagyon függ a társadalmi beállítottságtól, ettől függően van, akiket jobban érint, és van, akiket kevésbé. Ha viszont ez a helyzet évekig fennállna, ha tartósan és folyamatosan kellene otthonról dolgozni erőteljes kijárási korlátozás mellett, akkor nagy valószínűséggel az emberek gondolkodása is átállna. Talán már idegenkednének is attól, hogy egymás közelébe menjenek. Két-három hónap azonban nem elegendő ehhez.

Később visszarendeződnek majd a dolgok, vegyük például a bizalmas adatkezelést. A pandémia alatt sokan elfogadták, hogy viszonylag bizalmas kérdéseket is titkosított kommunikációs eszközökön továbbítsanak. Úgy gondolom, amint lesz oltás (és remélhetőleg hamarosan) ez a koronavírus-helyzet meg fog oldódni. És ezt követően a világ vissza fog térni a jól bevált megoldási módjaihoz.

Éppen a „Galaxis útikalauz stopposoknak” regényfolyamot olvasom, aminek a második része a Vendéglő a világvégén. Ott írja a szerző, hogy meg akarják keresni a galaxis irányítóját.

A járványok kialakulásában nagy szerepe van a gyors helyváltoztatásnak, a repülésnek, és ezen belül is a fapados járatoknak, hiszen így a vírus óriási sebességgel képes terjedni. Talán ha a világnak lenne egy irányítója, aki korlátozhatná a fapados járatok számát, akkor ez csökkentené a járványok kialakulásának esélyét. Ha nem is a világ irányítója, de az osztrákok és több más ország is bevezette már, hogy nem lehet fapados jegyet árulni olcsóbban, mint 50 font. Ha valóban lenne egy ilyen tendencia, ami megdrágítaná ezeket a hétvégi kiruccanásokra szóló repülőjegyeket – amikkel ki lehet ugrani egy közeli világvárosba meginni egy kávét – akkor szerintem változni fog a világ.

Azt viszont, hogy ennek a karanténnak mi lesz az össztársadalmi hatása, még nem lehet tudni. Az emberek amint stabilizálódik a helyzet, hajlamosak visszatérni a jól megszokott gyakorlathoz.

7. Mik azok új szokások, digitális megoldások, amelyeket a pandémia idején használtunk és még jobban el lehetne mélyíteni?

Például az olyan kommunikációs megoldások, mint a Teams, a Skype vagy a Zoom, mind előre törtek. Most a pandémia idején az is rá volt kényszerítve ezeknek a használatára, aki eddig nem ismerte. Ebben a helyzetben szükségessé vált ezeket feltelepíteni és megtanulni, mert az ember ezeken keresztül tartotta a kapcsolatot a szeretteivel, munkatársaival vagy akár ezek segítségével tanult. Aki eddig nem volt rákényszerítve arra, hogy felhő-alapú szolgáltatásokat vagy közös tárhelyet használjon, az most kénytelen volt ezeket is megtanulni és használni. Ezek a digitális megoldások valószínűleg a későbbiekben is megmaradnak a mindennapjainkban, hiszen az emberek már kevésbé idegenkednek tőlük és elhiszik, hogy ezek mind működnek és használhatóak.