Home and office by Fornax – avagy távol az irodától a karantén idején

A koronavírus-járvány magyarországi megjelenésekor sok hazai vállalkozás került nehéz döntési helyzetbe. A Fornax-cégcsoport vezetősége már március közepén, az iskolák bezárása előtt kötelező home office-t rendelt el munkavállalói egészsége és biztonsága érdekében. Az otthoni munkavégzésre való teljes átállás 24 órán belül megtörtént, a cégcsoport több, mint 120 munkatársa azóta is hatékonyan és gördülékenyen látja el feladatát – hónapok óta otthonról.

A döntéseknél és a meghozott intézkedéseknél nemcsak a szakmai és gazdasági megfontolások, hanem az emberi szempontok is fontos szerepet játszanak. Vélemény és tapasztalat első kézből – interjú Nagy Zoltánnal, a Fornax ICT Kft. szakmai vezetőjétől.

Az eddigi céges működésben mióta van jelen és milyen munkakörökben a home office lehetősége?

Körülbelül úgy két éve lehetett, amikor csapatunk nagymértékben bővült és ezzel az iroda egyre szűkösebbé vált számunkra. A rendszeres home office gondolata akkor merült fel, hogy heti egy-egy napra bevezetnénk. Nálunk ez gyakorlatilag minden munkakörben megoldható, a csapat fele vagy kétharmada eddig is időszakonként távoli munkavégzéssel dolgozott.

Milyen tapasztalatok merültek fel eddig az otthoni munkavégzéssel, mik voltak az előnyei és hátrányai?

Mivel a programozói piacon kevesebb a szakember, mint amennyit az iparág alkalmazni kívánna, ezért nagy a verseny ezen a területen is. Minden munkáltató igyekszik egyre több munkaerő-megtartó előnyt nyújtani. A home office is, egyebek mellett, egy ilyen funkcióként szolgál számunkra. A munkatársak többsége ezt egyfajta juttatásként, motivációs eszközként éli meg.

Az előnyök és a hátrányok kérdésében azt tapasztaltuk, hogy a munkavállalókat alapvetően kétfelé lehet osztani. A többség számára előnyt jelent, hogy a mindennapi munkába járást eseti jelleggel ki lehet váltani a home office megoldásával, és örül ennek a lehetőségnek. A csoport másik fele kevésbé szeret otthonról dolgozni, úgy érzi, hogy a körülmények nem adottak a munkához, vagy egyszerűen a környezet nem motiváló. Ezek általában a kisgyerekes családban élő munkatársaink, vagy aki például számítógépes programot ír, annak fontos, hogy hosszú távon tudjon fókuszálni az adott feladatra. Ők ezért nem feltétlenül preferálták ezt.

A home office rendszeres bevezetése bevált nálunk munkáltatói oldalról is, a kollégák többnyire éltek a lehetőséggel és nem visszaéltek vele. Ennek is megvan az irodalma: az egy-egy napos home office-t az emberek sokszor “félszabadságként” vagy “félig szabadságként” élik meg. Nálunk ez nem volt jellemző, mert aki régebb óta végzi így a munkáját, annak ez inkább hozzátesz valami pluszt, mintsem elvenne belőle.

Mi segített a gyors döntéshozatalban a járványhelyzet márciusi kialakulásakor?

A legtöbbet az segített, hogy függetlenül a járványtól, már korábban felkészültünk a távoli munkavégzésre és kialakítottuk annak technikai hátterét, jól működő megoldásait– persze azért arra senki nem számított, hogy ilyen helyzetbe kerül a világ. Folyamatosan monitoroztuk a híreket, és amikor azt láttuk, hogy viszonylag nagy az esélye a tömeges megfertőződésnek, akkor kötelező jelleggel elrendeltük az otthoni munkavégzést, még a hivatalos korlátozások bevezetése előtt. Ennek főképp két indoka volt: elsősorban nyilván a kollégák személyes biztonságát tartottuk szem előtt, másodsorban pedig azt, hogy a járvány kirobbanása a munkaerőt érintve a projektjeinket és ezáltal az egész cég működését veszélyeztette volna.

Milyen informatikai megoldások és munkafolyamatok segítették a gördülékeny átállást?

Nagy szerencsénk, hogy mivel van már tapasztalatunk a home office-ban, a gyors átálláshoz minden körülmény adott volt. A távoli munkavégzésre teljesen alkalmas mind a működésünk, mind a kialakult fejlesztési módszertanunk, illetve a támogatói hátterünk is. Gyakorlatilag mindenki akadálytalanul tud otthonról dolgozni.

A támogató szoftvereket már korábban bevezettük, az adatok nagy részét biztonságos módon hibrid felhőben tároltuk, hogy ez bárhonnan elérhető legyen. Maga a fejlesztői környezetünk úgy van kialakítva, hogy decentralizáltan lehessen munkát végezni. Illetve a saját fejlesztésű Eventus szoftverünk továbbra is segíti a különböző HR és pénzügyi folyamatok működését otthonról is.

Hogyan érintette a munkahelyi közösséget az átállás, mik voltak a vezetői tapasztalatok?

A cégcsoport egésze, minden kolléga, fegyelmezetten reagált a kialakult helyzetre. Vezetőként számomra a legnagyobb kihívást a személyes kapcsolat hiánya okozza. Annak érdekében például, hogy a kommunikáció a lehetőségekhez képest minél személyesebb legyen, az online beszélgetések alkalmával fontosnak tartom, hogy bekapcsoljuk a kamerát. Ez eleinte sok munkatársnak szokatlan volt.

Kialakítottunk közös tereket, ilyen például az online póker, a virtuális konyha, arra viszont nincs orvosság, hogy a kollégák között az interakció ugyanolyan legyen, mint a mindennapokban. A legnagyobb probléma, hogy bár dolgozni távolról ugyanúgy tudunk, de a személyes kapcsolattartást még a különböző informatikai eszközök sem tudják igazán pótolni.

Folyamatosan figyeljük a csapatokat, hogyan és mennyire működnek hatékonyan otthonról, valamint az is fontos tényező, hogy a kollégák, hogyan is képesek emberileg megbirkózni ezzel a szituációval. Igyekszünk még jobban odafigyelni a munkatársakra, ezért több olyan intézkedést is hoztunk, amellyel szeretnénk megkönnyíteni számukra ezt a nehéz időszakot. Mindenki otthonába eljuttattunk egy óvintézkedési csomagot FFP2 minősítésű maszkokkal, védőkesztyűkkel kézfertőtlenítővel és immunrendszert támogató vitaminokkal.

Véleményed szerint érdemes lenne rendszeresíteni az irodai környezetben működő cégeknél a gyakoribb home office-t?

Az a felállás, hogy egy héten két napot otthonról dolgozunk és három napot az irodában, sokkal egészségesebb megoldás és kibírhatóbb hosszabb távon, mint amiben most vagyunk. Ez a mostani elszigetelődés nem tesz jót senkinek sem, úgy gondolom, hogy az embereknek időnként találkozniuk kell egymással. Bár az új munkavállalók integrálása is megoldható így, de sokkal körülményesebb, mint a meglévő csapattal való együttműködés. A személyes kapcsolat hiányában a videohívásos kommunikáció személytelenebb, ezért sem gondolom azt, hogy a cégek permanens home office-t preferálnák.

Arra azonban látok esélyt, hogy lesznek olyan cégek, akik átültetik a normál életben a heti néhány napos home office-t. Amennyiben ezt tömegesen bevezetnék, akkor azzal újabb kérdések merülnének fel: hogyan és milyen hatással lesz ez a gazdaságra, a társadalomra, a környezetvédelemre, vagy akár a közoktatásra, azaz a hétköznapjainkra nézve? Na, ezek izgalmas kérdések.